|
تعريف مديريت پروژه مدیریت پروژه، برنامه ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به سوی ایجاد نتایج مشخص آن است. مدیریت پروژه فعالیتهای برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه توافق‌شده قبلی در موعد درست خود تحویل دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد. مديريت پروژه ابزاري براي شناخت ،مهارت و روش هاي فني است تا فعاليتهاي پروژه را به نيازهاي اصلي (اهداف) پروژه برساند. اولين موضوع در مديريت پروژه اين است که اطمينان حاصل کنيم که پروژه با محدوديتهاي مشخص تعريف شده باشد. دومين موضوع که مي تواند بحث جالبتري نيز باشد ، بهينه سازي اختصاص منابع و يکسان سازي داده هاي مورد نياز به منظور دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده پروژه مي باشد. يک پروژه يک سري فعاليتهاي کاملاً مشخص است که از منابع (مالي،انساني،مواد،انرژي،فرصت،تدارکات وارتباطات و...) به منظور رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده استفاده مي نمايد. تعریف برنامه‌ریزی پروژه فرآیند برنامه ریزی، تعیین توالی و توازن فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.
تعریف پروژه و کنترل پروژه و مدیریت و طرح و برنامه پروژه يک کار موقتي است که فقط يک بار و به منظور ايجاد يک محصول مشخص و يا خدمات مشخص انجام مي شود.يک پروژه باعث تغييرات مفيد و يا ارزش افزوده مي شود. خصوصيت موقتي و يک باره بودن پروژه آن را از فرآيندها و يا اعمالي که دائمي و يا نيمه دائمي هستند و ممکن است بارها و بارها محصول مشابه و يا خدمات مشابهي را توليد مي کنند متمايز مي سازد. هر طرح در سطح برنامه ریزی کوتاه مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می‌نامند. مديريت پروژه در اجراي اين مهم دو بازوي قدرتمند برنامه ريزي و کنترل، بهره مي گيرد. کنترل پروژه: فرآيندي است در جهت حفظ مسير پروژه براي دستيابي به يک تعادل اقتصادي موجه بين سه عامل زمانَ، هزينه و کيفيت در حين اجراي پروژه، که از ابزار و تکنيک هاي خاص خود در انجام اين مهم کمک مي گيرد. در واقع کنترل اجراي دقيق و کامل برنامه تدوين شده براي پروژه است، به طوري که هنگام خروج از برنامه، بتوان با تشخيص علل و طرح اقتصادي ترين فعاليتها، پروژه را به نزديکترين حالت ممکن در مسير اوليه و اصلي خود بازگرداند. کنترل پروژه در اين راه از سه عامل بهره مي گيرد. تعیین وضعیت واقعی پروژه و مقایسه وضعیت واقعی با برنامه و در نظر گرفتن اقدامات اصلاحی هر برنامه در سطح برنامه ریزی میان مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعه ای از طرحها (Program) یا برنامه‌های اجرایی تفکیک می‌شود که شامل مجموعه‌ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند سطح برنامه ریزی بلند مدت یا استراتژیک، برنامه (Plan) نامیده می‌شود
تعریف برنامه ريزي: فرآيند برنامه ريزي، تعيين توالي و توازن فعاليتهاي لازم براي اجراي يک پروژه، با در نظر گرفتن زمان مورد نياز براي اجراي هر فعاليت و کيفيت تعيين شده براي آن فعاليت است. در واقع نخستين گام در تهيه برنامه، شناخت کامل فعاليتها و درک اقتصادي ترين حالت در تنظيم سه حالت زمان، هزينه و کيفيت است. روش بازبینی و ارزیابی برنامه PERT هدف از ابداع این روش این است که در مواردی که اطلاعات زمان از گذشته برای تخمین پروژه وجود ندارد، به برنامه ریزی کمک کند. از این روش در برنامه ریزی و کنترل تولید محصول جدید و پروژه های تحقیقاتی که عوامل نامشخص در خصوص هزینه و زمانبندی باید ارزیابی گردد، استفاده می شود. امروزه Pert به ندرت در پروژه های ساخت استفاده می شود. در Pert مانند CPM از دیاگرام منطقی برای آنالیز کردن زمان استفاده می شود. نمودار Pert به صورت فعالیت بر روی بردار ترسیم می شود. با استفاده از Pert، برنامه ریز قادر است، محتمل ترین مدت پروژه و احتمال زمان ترسیم کل پروژه و یا بخشی از آن را تخمین بزند. بنابراین Pert یک روش زمان احتمالی است، زیرا از احتمالات در محاسبات استفاده می کند. در استفاده از این روش، بکارگیری یک سری محاسبات آماری، ضروری می باشد. شامل اصول اولیه احتمالات و نمودارهای توزیع فراوانی و منحنی نرمال (معمولی، زنگ) و قضیه حد مرکزی CLT تعاریف کلیدی در شبکه پرت: رویداد: نشانگر آغاز و انجام یک فعالیت فعالیت: اجزای اصلی تشکیل دهنده یک برنامه یا یک پروژه مسیر بحرانی : مسیری که از اولین رویداد تا حصول هدف به حداکثر زمان نیاز دارد سازماندهی : فرآیند سامان دادن افراد و سایر منابع برای اجرای وظایف در جهت اهداف مشترک تعریف ساختار سازمانی : چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت های اعضای سازمانی آن را ایجاد می کنند برای استفاده از شبکه پرت مدیر باید: الف- فعالیت هایی که باید اجرا شوند را معین کند. ب- توالی فعالیت ها را مشخص کند. پ - زمان مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت را تعیین کند. شبکه را ترسیم کند. بلندترین مسیری را که در شبکه برای تکمیل پروژه وجود دارد را معین کند. سیستم تخمین زمان در محاسبات پرت: در محاسبات پرت، برای هر فعالیت، سه تخمین زمانی به شرح زیر انجام می گیرد: . زمان خوشبینانه زمان محتمل زمان بدبینانه سیستم های سه زمانه پرت به دو صورت مختلف تعریف شده اند: الف- سیستم سه زمانه در دامنه 0 تا 100 : To یا زمان خوشبینانه عبارت از حداقل زمانی است که یک فعالیت در شرایط یکسان صرف خواهد نمود. Tm یا زمان محتمل عبارت از آن مقدار زمانی است که از حداکثر فراوانی در تابع توزیع زمان برخوردار است. Tp یا زمان بدبینانه عبارت از حداکثر زمانی است که یک فعالیت در شرایط یکسان صرف خواهد نمود. ب- سیستم سه زمانه در دامنه 5 تا 95 درصد To
یا زمان خوشبینانه عبارت از آن مقدار زمانی است که فقط در 5 درصد از موارد
ممکن است یک فعالیت، در شرایط یکسان، کمتر از این مقدار زمان را صرف نماید. Tm
زمان محتمل عبارت از آن مقدار زمانی است که از حداکثر فراوانی در توابع
توزیع زمانی برخوردار است.
حوزه‌های دانش مدیریت براساس استاندارد PMBOK، مدیریت نه گانه حاکم بر پروژه‌ها عبارتند از : مدیریت یکپارچگی پروژه: توصیف کننده فرایندهای موردنیاز جهت حصول اطمینان از هماهنگی مناسب عناصر مختلف پروژه و شامل آغاز پروژه، اجرای برنامه و اختتام پروژه می‌باشد مدیریت محدوده پروژه: توصیف گر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از این امر که پروژه در برگیرنده تمامی فعالیتهای موردنیاز بوده و کار اضافی در آن انجام نمی‌شود، می‌باشد و شامل تصور توسعه پروژه، محدوده توسعه وکنترل، تعریف فعالیتها و کنترل آن می‌گردد مدیریت زمان پروژه: توصیف گر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از خاتمه به موقع پروژه می‌باشد و شامل تعریف ارتباط فعالیت ها، برآورد مدت زمان فعالیت ها، تهیه برنامه زمانی و کنترل زمانبندی آنهاست مدیریت هزینه پروژه‌ها: توصیف گر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از اینکه پروژه در چارچوب بودجه مصوب به اتمام خواهد رسید، می‌باشد و شامل برآورد هزینه، بودجه بندی و کنترل هزینه می‌گردد مدیریت کیفیت پروژه : توصیف گر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از تامین ضرورت های موثر در اجرای پروژه بوده و شامل برنامه ریزی، تضمین و کنترل کیفیت می‌باشد مدیریت تدارکات پروژه: توصیف‌گر فرایندهای موردنیاز برای فراهم کردن کالا و خدمات لازم‌الوجود در پروژه می‌باشد و شامل برنامه‌ریزی و کنترل تدارکات، مدیریت مدارک تجهیزات، برنامه‌ریزی تقاضا و درخواست، انتخاب منبع آنهاست مدیریت و ارزیابی طرفهای قرارداد دست دوم (Subcontractors) مدیریت منابع انسانی پروژه: توصیف‌گر فرایندی است که بهترین شکل بکارگیری افراد در پروژه را تضمین می‌نماید و شامل تعریف ساختار سازمانی نیروی انسانی پروژه، شیوه‌های جذب نیرو، روش تخصیص نیروها (در ساختار ماتریسی)، تشکیل، سازماندهی و توسعه تیم پروژه می‌باشد مدیریت ارتباطات پروژه : توصیف گر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از تولید، جمع‌آوری، انتشار و توزیع مناسب و به موقع اطلاعات پروژه بوده و شامل برنامه ریزی ارتباطات، مدیریت اطلاعات، کنترل اطلاعات، گزارش کارایی و اختتام رسمی پروژه می‌باشد مدیریت ریسک پروژه: توصیف گر فرایندی است که با تعیین و تجزیه و تحلیل واکنش مناسب در مقابل درجه ریسک پروژه سر و کار دارد و شامل تعریف ریسک در پروژه، برآورد ریسک، کمی (مقداری) کردن ریسک، اتخاذ واکنش در برابر ریسک و کنترل واکنش در قبال ریسک و پاسخگویی در قبال ریسک می‌باشد
استانداردهای مدیریت با گسترش حوزه تجاری شرکت‌ها و جهانی شدن پروژه‌ها، امروزه استفاده از استانداردها برای همزبانی افراد درگیر در پروژه و اطمینان از اجرای درست کار ضروری است. استانداردها، علاوه بر تبیین کار و تعیین چگونگی اجرای صحیح عملیات، به عنوان مرجعی برای افراد گروه پروژه در اختلافات مطرح است. قوت استانداردها در جامع بودن آنها، سادگی، مقبولیت عام استفاده کنندگان و تضمینش برای اجرای درست کار است. با توجه به جهانی شدن شرکت‌های ساخت و تولید و گسترش بازارهای کار، مدیران پروژه بهتر است با استانداردهای مدیریت پروژه آشنا شوند. بهره گیری از آنها می‌تواند آنها را در اجرای برنامه‌های پروژه یاری نماید. موسسات و کشورهای گوناگونی اقدام به تدوین استانداردهای مخصوص خود در زمینه مدیریت پروژه کرده اند اما در این میان چهار استاندارد دارای اهمیت و مقبولیت بیشتری هستند
رویکرد فازهاي انجام پروژه
رويكرد انجام پروژه به پنج فاز
تقسيم مي‌شود . در اين گام به بيان خلاصه‌اي از اين مراحل خواهيم پرداخت :
فاز اول : آغاز پروژه
فاز آغازين پروژه
، بر چگونگي پيدايش ديد نسبت به پروژه و
تعيين اهداف تاكيد دارد . در اين فاز ،
برخي عناصر كليدي مجزا گردهم آمده ، هسته اوليه تيم پروژه را ، براي آغاز
فاز دوم تشكيل مي‌دهند . مراحل عمده اين فاز عبارتند از :
تشخيص اينكه يك پروژه بايد
انجام‌شود .
تخين اينكه پروژه چه چيز را
بايد ارائه دهد .
تعريف اهداف كلي پروژه .
تعيين انتظارات كلي مشتريان ،
مديريت و ساير افراد مهم درگير .
فاز دوم : برنامه ريزي فاز برنامه ريزي پروژه شامل تعيين منابع لازم براي انجام پروژه ، برنامه ريزي ، زمانبندي و تهيه بودجه پروژه است . از فعاليتهاي مهم اين فاز تبديل اهداف به فعاليتهاي ملموس و تشكيل گروه‌هاي كاري براي انجام اين فعاليت‌هاست . مراحل عمده اين فاز عبارتند از : پالايش محدوده پروژه ، به معناي برقراري تعادل بين سه عامل نتيجه (كيفيت) ، زمان و منابع (هزينه) . تهيه فهرست فعاليت‌هايي كه براي دست يابي به اهداف پروژه لازم الاجرا مي‌باشند . تعيين بهترين شكل توالي فعاليتها . تهيه يك برنامه و بودجه كارا جهت تخصيص منابع به فعاليتها . گرفتن تاييديه هاي لازم براي برنامه پروژه
فاز سوم : اجرا فاز اجراي پروژه شامل فعاليتهاي هماهنگ‌سازي و راهبري تيم پروژه به‌سوي انجام موثر فعاليتهاي پروژه ، مطابق برنامه به دست آمده در فاز پيشين است . در اين بخش ، بر روي انجام درست كار توسط منابع تاكيد مي‌گردد . برخي فعاليتهاي مهم اين فاز عبارتند از: رهبري تيم پروژه . برگزاري جلسات با اعضاء تيم . ارتباط با افراد مهم درگير . حل وفصل مناقشات و درگيري‌هايي كه در طول اجراي پروژه پديد مي‌آيند . تامين منابع موردنياز (پول ، نيروي‌انساني ، تجهيزات) براي اجراي درست برنامه پروژه .
فاز چهارم : هدايت و كنترل فاز كنترل ، مرحله ايست كه در آن بر چگونگي انجام پروژه نظارت مي‌شود . در واقع اين فاز و فاز قبل همزماني‌هايي دارند و كل فازهاي دوم تا چهارم تشكيل يك چرخه مي‌دهند . در اين مرحله به اندازه گيري ميزان دست يابي به اهداف تعيين شده پرداخته ، فرمانهايي براي منطبق كردن مجدد اجرا بر برنامه و حذف مغايرت‌هايي كه بر نتايج پروژه و زمان تحويل يا كيفيت آنها اثر دارد ، صادر مي‌شوند . تاكيد اين فاز بر روي چگونگي برخورد موثر مدير با تاخيرات ناخواسته ، تخطي از سقف بودجه يا تغيير محدوده پروژه است . در اين فاز است كه مدير بايد بهترين گزينه را براي حل مشكلات پروژه انتخاب كند . مراحل اين فاز عبارتند از : نظارت بر اجرا و گزارش اختلاف‌ها با برنامه . اتخاذ تصميمات اصلاحي براي منطبق كردن اجرا با برنامه . دريافت ، ارزش گذاري و تصميم درباره تغييرات پروژه كه ازسوي افراد مهم درگير يا اعضاي تيم پروژه پيشنهاد مي‌شوند . برنامه ريزي مجدد پروژه در صورت نياز . تطبيق سطوح منابع در صورت نياز . اصلاح محدوده پروژه .
بازگشت به برنامه براي تطبيق نتايج و اهداف و گرفتن تاييديه‌هاي لازم
.
فاز پنجم : بستن پروژه
آخرين فاز پروژه ، بستن پروژه است ؛ زماني كه بازتاب همه فعاليتها و
تلاش‌هاي انجام
شده را مي‌توان ديد . بي‌شك مهمترين
فاز پروژه ، بستن آن است و هنر مدير در اتمام موفقيت
آميز پروژه است
. اغلب پايان پروژه با تمام شدن بودجه و مناقشات پيمانكار و كارفرما همراه
است . گرفتن تاييديه قبول نتايج پاياني پروژه ، مهمترين فعاليت اين فاز است ؛
مراحل فاز بستن پروژه : كسب و مستند كردن نتايج و دانش
بازبيني روند اجراي پروژه و نتايج با تيم پروژه و افراد مهم درگير
. توقف عمليات اجرايي و انحلال تيم پروژه . بازبيني تجربيات پروژه . نوشتن گزارش نهايي پروژه .
لازم به ذكر است فازهاي دو تا چهار يعني برنامه ريزي ، اجرا و كنترل
در يك چرخه قرار دارند ؛ اين به دليل ماهيت وابستگي دروني اين فازها به
يكديگر است . مثلا گاهي لازم است تا برنامه پروژه با توجه به تجربيات بدست
آمده در حين اجرا ، يا بواسطه تغييرات پديد آمده در طول پروژه ،
اصلاح شود و نتايج اصلاح مجددا براي اجرا ارسال گردد
|
